Introducción
Automatizar no es solo para grandes empresas. En mi propio negocio, recibimos decenas de facturas cada mes: por correo, por descargas de portales, por WhatsApp. Lo que antes era un proceso manual, tedioso y propenso a errores, ahora está automatizado.
¿El resultado? Un ahorro de aproximadamente 12 horas al mes. En este post te explico cómo lo hice, cómo puedes calcular tu propio ahorro y qué opciones tienes para ponerlo en marcha, sin ser técnico.
🧮 Cálculo del ahorro de tiempo
Antes dedicaba una media de 2 minutos por factura, con unas 150 al mes:2 min × 150 = 300 minutos = 5 horas al mes.
Ahora, con el sistema automatizado, solo necesito unos 30 minutos al mes para revisar.
👉 Ahorro estimado: 5 horas mensuales.
En mi caso, estas 5 horitas, las estoy invirtiendo en aprender más sobre IA.
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El problema: un proceso manual que consume tiempo
Antes, cada factura que llegaba requería varios pasos manuales: descargar, renombrar, clasificar, guardar en Drive… Y repetirlo para cada proveedor.
Tardábamos entre 3 y 5 minutos por factura. Con unas 150 al mes, eso son fácilmente 12 horas de trabajo improductivo al mes.
La solución: automatización con IA + Google Drive
La clave fue usar una combinación de herramientas accesibles:
- Make (antes Integromat) para automatizar flujos.
- Gmail / Dropbox / portal web como origen de las facturas.
- Google Drive como destino clasificado.
- Opcional: uso de OCR para renombrado inteligente o IA para identificar proveedor y fecha.
Cómo lo implementé paso a paso
- Detectar correos entrantes con factura adjunta.
- Descargar el PDF automáticamente.
- Extraer metadatos o renombrar según proveedor-fecha.
- Guardar el archivo en la carpeta correspondiente en Google Drive.
- Enviar confirmación (opcional).
¿Cómo puedes aplicarlo tú?
Tienes varias opciones para poner en marcha una solución como esta:
🔧 Opción 1: Hazlo tú mismo (DIY)
Si te gusta experimentar y aprender, puedes usar herramientas como Make, Zapier o n8n. Hay muchos tutoriales gratuitos online y comunidades activas.
💼 Opción 2: Contratar a un freelancer
Puedes buscar un profesional que te cree el sistema y lo mantenga. Plataformas como Fiverr o Malt te permiten encontrar especialistas en automatización a precios razonables.
🧰 Opción 3: Usar una solución ya creada
Algunas plataformas ofrecen herramientas específicas para la gestión y automatización de facturas, como Haddock (verifica si el nombre es correcto). Son servicios de suscripción que se encargan del proceso completo y pueden ser ideales si prefieres externalizarlo todo.
Conclusión y llamada a la acción
Automatizar no es solo “moderno”: es rentable. Si gestionas muchas facturas, este es uno de los procesos más agradecidos para automatizar. Y lo mejor es que no necesitas ser programador para hacerlo.